Advocacia. Administração do tempo

Cada vez mais, a administração do tempo nos escritórios de advocacia se faz necessária. As informações, com a globalização, estão à disposição na Internet, a qualquer momento. O acesso à jurisprudência dos Tribunais e à Doutrina dos melhores autores jurídicos, é imediato. Por outro lado, os clientes estão mais informados e cobram mais conhecimento por parte dos advogados.  Exigem muito mais rapidez na execução dos serviços e, principalmente, qualidade. Paralelamente, os prazos dos processos correm e precisam ser cumpridos a tempo. Se o Advogado ou o Escritório não estiver preparado, para as exigências dos tempos modernos, fatalmente, fracassará, perderá mercado.
Mas como dar conta de todos os compromissos e cumprir os prazos a contento? Como dar conta das atribuições ordinárias com um tempo que se tornou escasso?
As respostas para essas perguntas são encontradas em um Plano de Administração do Tempo. Para alguns advogados, este objetivo parece ser um verdadeiro pesadelo. Porém, o tempo demonstra que a prática constante revela que, saber administrar o próprio tempo,  constitui-se em uma habilidade que colabora, significativamente, para que o profissional da advocacia  atinja patamares de alta performance.
Inicialmente, o profissional deve analisar as atividades de acordo com suas prioridades. Segundo o Dr. Cleber Romero, Sócio e Consultor da Escola de Gestão e Competências do Advogado ( EGCA), as prioridades podem ser classificadas em quatro grupos distintos. 1. Atividades importantes; 2. Atividades urgentes; 3. Atividades importantes e urgentes; 4. Atividades não importantes e não urgentes.
Antes de qualquer iniciativa é importante entender o que significa cada um desses itens. As atividades importantes são aquelas que trazem resultado efetivo ao negócio, mas possuem um prazo razoável para a sua execução. As atividades urgentes não trazem resultado efetivo ao negócio, mas exigem a rápida execução sob pena de um transtorno iminente. As atividades urgentes e importantes – além de serem estratégicas para o negócio – precisam ser executadas o mais rápido possível. Por fim, as atividades não urgentes e não importantes, além de não trazerem resultado efetivo ao negócio, não exigem velocidade de execução.
Feita a classificação, é importante muita disciplina nesse momento. Primeiro lugar: Atividades urgentes e importantes. Por serem estratégicas, estas atividades merecem atenção especial. Por serem urgentes tornam-se as prioridades máximas para o profissional. Segundo lugar: Atividades urgentes: Tais atividades podem causar grandes prejuízos à banca, caso não sejam realizadas em tempo hábil. No caso de escritório de advocacia, estas atividades devem ser delegadas aos demais advogados não sócios que constituem a equipe. Os sócios não podem estar sujeitos à tarefas com prazos, pois devem ficar livres para se envolverem com as políticas de administração do escritório e com o cumprimento de suas metas. Terceiro lugar: Atividades importantes: Fazem parte deste item a  maioria das atividades que trazem retorno financeiro e estratégico para o escritório. Devem merecer, portanto, o máximo de atenção por parte da equipe de profissionais do escritório. Atividades não urgentes e não importantes: Muitas administrações simplesmente descartam estas atividades. Porém, é preciso ter cuidado. Nem sempre podemos descartar uma atividade sem que a analisemos com profundidade. Uma boa administração deve, sempre, delegar tais tipos de atividades. É óbvio que existem outros tipos de procedimentos que podem colaborar para uma boa administração do tempo. Porém, julgamos que estas dicas já serão suficientes para a elaboração de um plano razoável de administração do tempo.
N.A. O presente texto foi inspirado em um trabalho apresentado pelo Dr. Cleber Romero, Sócio e Consultor da Escola de Gestão e Competência do Advogado (EGCA), bacharel em Administração Industrial pelo CEFET-RJ; pós-graduado em Gestão de Projetos pela Universidade Cândido Mendes-RJ. (Revista Advogados, Negócios e Mercado, Ano VI, No. 33).